Los archivos personales pueden desorganizarse fácil y rápidamente. Cuanto más desorganizados estén sus archivos, más difícil será volver a encontrarlos en el futuro. Para ayudar a que sus archivos personales sean más fáciles de encontrar y archivar, querrá tomarse un tiempo y organizarlos correctamente. El sistema exacto que utilice dependerá de usted. Sin embargo, existen algunos métodos básicos de organización de archivos personales que puede utilizar para ayudarlo a poner sus archivos en orden.
Pasos
Parte 1 de 4: Uso de los métodos básicos de organización
Paso 1. Mantenlo simple
El objetivo de crear un sistema de archivo es facilitarte las cosas. Querrá evitar que su sistema sea demasiado complicado o confuso. Mantener su sistema lo más simple posible le ayudará a archivar o recuperar fácilmente cualquier documento con el que pueda necesitar trabajar.
- Solo archiva lo que necesitas. Almacenar demasiado puede hacer que su sistema sea torpe y difícil de usar.
- Evite la complejidad innecesaria en su sistema de archivos.
- Deseche los archivos que esté seguro de que ya no necesita.
Paso 2. Utilice la cantidad adecuada de profundidad en su sistema
Puede ser tentador crear muchas categorías y subcategorías diferentes para que encajen sus archivos. Sin embargo, es una buena idea crear solo categorías de nivel amplio y usar solo tantas como sea absolutamente necesario. Crear demasiadas categorías puede resultar en un sistema de archivo torpe e ineficiente. Asegúrese de crear la cantidad adecuada de profundidad organizativa en su sistema para que funcione sin problemas.
- Evite crear subcategorías demasiado detalladas para su sistema. Por ejemplo, “Recibos, comida, pan” sería demasiado detallado para ser útil.
- El simple hecho de tener una categoría para los recibos mensuales o semanales podría ser más apropiado para su sistema de archivo.
- Tener una sección para los clientes y luego ordenarlos en orden alfabético es un ejemplo de un nivel efectivo de profundidad.
Paso 3. Haga que sus archivos sean fáciles de encontrar
Su sistema de archivo se beneficiará enormemente de tener señales visuales obvias que le permitan saber exactamente dónde se almacena algo. Hacer que las secciones de su sistema de archivos sean obvias le ayudará a localizar rápidamente un elemento o archivarlo. Tenga en cuenta algunos de estos consejos cuando haga que sus archivos se destaquen:
- Utilice carpetas de colores para indicar determinadas categorías o secciones.
- Intente tener una lista práctica de los colores y las categorías que les ha asignado.
- Utilice una rotuladora para etiquetar claramente sus archivos.
- Mantenga un registro del corte de sus carpetas. Intente usar solo un corte de carpeta para cada categoría o sección.
Paso 4. Piense en los tipos de contenedores de archivos que necesitará
Antes de que pueda organizar sus archivos, deberá encontrar algo para colocarlos. El tipo exacto de contenedores de archivos que utilice dependerá de la cantidad de archivos que tenga que almacenar, su importancia, las dimensiones de los documentos y la frecuencia con la que necesite acceder a ellos. Eche un vistazo a algunos de estos consejos para tener una idea de qué contenedores de archivos pueden ser adecuados para usted:
- Si necesita almacenar documentos muy importantes, considere comprar un contenedor de almacenamiento a prueba de fuego.
- Encontrar el sello de Underwriters 'Laboratory en un contenedor puede indicar que el contenedor protegerá sus archivos durante aproximadamente una hora en un incendio con temperaturas de 1700 grados Fahrenheit.
- Para los archivos normales, es posible que desee comprar un archivador básico. Para archivos sensibles o confidenciales, considere comprar un archivador más seguro o una caja fuerte.
- Querrá asegurarse de que su contenedor de archivo tenga suficiente espacio para guardar todos sus archivos.
- Si tiene documentos de tamaño inusual, verifique que puedan caber en su contenedor de almacenamiento. Por ejemplo, los documentos de tamaño legal pueden afectar el tamaño de la carpeta necesaria, así como las dimensiones de almacenamiento.
Parte 2 de 4: Organización de sus documentos
Paso 1. Reúna todos sus documentos
Antes de que pueda comenzar a organizar sus documentos, querrá asegurarse de tener todos sus documentos frente a usted. No se preocupe por cómo están organizados u ordenados sus archivos todavía. Por ahora, reúna todos los documentos que crea que deben almacenarse y prepárese para clasificarlos.
- Saque los documentos más antiguos que ya haya ordenado. Es posible que desee reorganizarlos para que encajen con el nuevo sistema que está creando.
- Asegúrese de tener todos sus documentos recientes recopilados y listos para ser ordenados.
Paso 2. Clasifique sus archivos en elementos activos y de archivo
Cuando esté organizando sus archivos, puede resultar útil dividirlos en dos categorías principales: archivos activos con los que necesita trabajar y archivos de archivo que necesita almacenar. Esto le ayudará a acceder a los archivos que utiliza con más frecuencia y a almacenar de forma ordenada los archivos a los que no necesitará acceso inmediato.
- Los archivos activos son documentos a los que aún necesita abordar, hacer referencia o acceder a menudo.
- Los archivos de archivo son documentos que no necesitará en un futuro próximo, pero que aún necesita guardar.
Paso 3. Cree y etiquete las categorías adecuadas para su sistema
Una vez que haya reunido sus archivos en un solo lugar, puede hacer un inventario rápido de ellos. Mientras revisa sus archivos, tome nota de las categorías generales en las que podrían encajar. Escriba estas categorías para crear el sistema organizativo básico que utilizará para sus archivos. Eche un vistazo a algunas de estas categorías comunes para tener una idea de cuáles podría querer usar:
- Registros legales con subcategorías como certificados de nacimiento, certificados de defunción o documentos de matrimonio.
- Documentos financieros que cubren sus resúmenes financieros pasados, información de tarjetas de crédito, informes de crédito o resúmenes financieros anuales.
- Registros de propiedad.
- Documentos personales como diplomas, registros de empleo, registros de salud y pólizas de seguro.
Paso 4. Archivar los documentos de almacenamiento a largo plazo
Coloque los documentos que haya etiquetado como archivos de archivo en su contenedor de almacenamiento a largo plazo. No se accederá a estos archivos con frecuencia, así que asegúrese de que se coloquen en las categorías adecuadas en el sistema de archivo para su posterior recuperación. Los archivos de archivo probablemente constituirán la mayoría de sus documentos archivados y organizados.
- El almacenamiento a largo plazo se puede dividir en dos categorías más: archivos permanentes y archivos “muertos”.
- Los archivos permanentes pueden incluir documentos educativos, documentos de empleo u otros documentos importantes a los que es posible que aún necesite acceder.
- Los archivos "muertos" son documentos a los que es posible que no necesite acceder de nuevo. Los registros fiscales antiguos pueden entrar en esta categoría. Sin embargo, recuerde que las declaraciones de impuestos deben conservarse durante siete años.
Paso 5. Coloque sus documentos actuales en la sección de documentos activos
Los documentos que usará con frecuencia o que aún necesita revisar, deberán colocarse en la sección de documentos activos. Esta sección de su sistema de archivo le permitirá acceder rápidamente a los documentos que aún no están listos para archivar. Las siguientes son las cuatro categorías de documentos activos más comunes que podría considerar usar:
- Documentos que aún necesitan tu atención.
- Documentos que aún necesita leer o revisar.
- Facturas que aún debe pagar.
- Documentos que están listos para pasar al almacenamiento a largo plazo.
Parte 3 de 4: Organización de archivos electrónicos
Paso 1. Comience con categorías amplias y luego sea más específico
Al igual que con sus archivos físicos, querrá comenzar con las categorías más amplias en las que encajan sus archivos. Por ejemplo, si es un contratista independiente, es posible que desee organizar sus archivos por empleador. Es decir, cree una carpeta para cada uno de ellos. Luego, debe dividir sus archivos dentro de cada categoría amplia en otros más pequeños. Esto significa que las carpetas de su empleador podrían dividirse aún más en diferentes carpetas que contengan información sobre cada proyecto con ese empleador.
- Considere mantener la coherencia dentro de cada categoría amplia. Esto hará que sus archivos sean más fáciles de encontrar. Por ejemplo, puede hacer que la subcarpeta de cada proyecto contenga archivos como "documentos del proyecto", "facturación" y "comunicaciones".
- También puede organizar las carpetas en términos generales por año si le parece más fácil o más relevante para sus archivos.
Paso 2. Escanee o descargue archivos que aún no tiene electrónicamente
Puede ser beneficioso tener todos sus archivos guardados electrónicamente en un solo lugar. A pesar del tiempo requerido, debe intentar escanear tantos documentos físicos como sea posible para que se puedan guardar y hacer copias de seguridad electrónicamente. Además, asegúrese de descargar cualquier archivo guardado en línea en otros lugares, en caso de que el sitio web de alojamiento se vuelva inaccesible cuando necesite los archivos nuevamente. Organice estos archivos como lo haría con cualquier otro.
Paso 3. Dé a sus archivos nombres específicos
Los nombres de los archivos deben ser fáciles de entender y únicos. Es decir, debería poder ver los nombres de sus archivos y saber inmediatamente lo que contienen. Intente incluir una fecha, un significante de las carpetas que contendrán el archivo y un descriptor individual. Por ejemplo, un archivo de facturación creado en junio de 2016 para su cliente X Corp podría llamarse "0616_XCorp_Invoice_2". Esto le permitirá saber exactamente qué contiene el archivo sin tomarse el tiempo para abrirlo.
Independientemente del sistema que utilice para nombrar sus archivos, asegúrese de hacerlo de forma coherente. Una vez que haya elegido un sistema, apéguese a él; será difícil volver atrás y cambiar el nombre de todos sus archivos más tarde
Paso 4. Realice copias de seguridad de sus archivos con regularidad
El principal peligro del mantenimiento de archivos electrónicos es que su información es susceptible de perderse debido a un bloqueo de la computadora. Esté preparado para esto haciendo una copia de seguridad de sus archivos en un servicio de copia de seguridad en línea, CD o un disco duro externo. Asegúrese de etiquetar estos dispositivos de almacenamiento con la misma claridad con la que ha etiquetado sus archivos. Si tiene una unidad externa o CD, considere guardarlos en un lugar seguro lejos de su residencia principal para evitar una pérdida total a causa de un incendio o un desastre natural.
Parte 4 de 4: Mantenimiento de su sistema de archivo
Paso 1. Manténgase al día con su sistema
Una vez que haya creado su sistema de llenado, querrá seguir usándolo como lo deseaba. Retrasarse demasiado, ignorar los elementos que deben archivarse o archivarlos incorrectamente puede deshacer el arduo trabajo que ha realizado. Asegúrese de mantenerse al día con su sistema de archivo para que siga funcionando para usted.
- De vez en cuando, buscar archivos que están fuera de lugar puede ayudar a mantener su sistema en orden.
- No olvide archivar sus documentos activos en su almacenamiento de documentos de archivo.
Paso 2. Elimine los archivos antiguos
Es necesario almacenar algunos archivos durante un período de tiempo prolongado. Sin embargo, su sistema de archivo será de tamaño limitado y requerirá que elimine regularmente los archivos que ya no son necesarios. La eliminación regular de su sistema de archivos ayudará a mantener ese sistema en orden y funcionando correctamente.
- Muchos documentos financieros antiguos deberán almacenarse durante años.
- Es posible que sea necesario almacenar presupuestos, estados financieros o políticas anuales antiguos durante solo un año.
- La eliminación de archivos antiguos creará espacio para los documentos entrantes.
- Deshacerse de los archivos que no son necesarios facilitará la búsqueda de los documentos que necesita.
- Lo mismo ocurre con los archivos electrónicos. Elimine cualquier documento duplicado, obsoleto o innecesario de proyectos anteriores.
Paso 3. Archivar archivos electrónicos antiguos
Los archivos antiguos que aún sean relevantes o que algún día puedan ser consultados nuevamente se pueden archivar. Esto significa almacenarlos lejos de su sistema de archivo estándar, pero manteniéndolos organizados y accesibles. Considere la posibilidad de configurar una categoría amplia adicional para los archivos archivados. Mueva los archivos no utilizados a esta carpeta con su formato de subcarpeta intacto. Si desea mantener los archivos archivados fuera del camino en su pantalla de archivos, intente colocar una "z" delante del nombre del archivo para que vaya al final de su orden alfabético de archivos. Por ejemplo, podría llamarlo "z_archive" o algo similar.
Paso 4. Optimice su sistema de archivo
Poner sus archivos en orden y mantenerlos de esa manera puede ser útil cuando se trata de su organización personal. Sin embargo, siempre habrá margen de mejora en su sistema de archivo. A medida que continúe trabajando con su sistema de archivo, esté atento a las mejoras que pueda hacer para que sea aún más efectivo.
- Es posible que desee deshacerse de las categorías que no parece estar utilizando.
- Es posible que sea necesario dividir las categorías que parecen estar demasiado utilizadas en categorías más pequeñas.
