Si alguien te decepciona o te sucede algo decepcionante, es completamente normal que te sientas molesto, frustrado o francamente enojado. Pero, a menudo, la mejor respuesta es estar tranquilo y sereno para que pueda expresar sus preocupaciones y decepción profesionalmente. Expresarse profesionalmente no es difícil de hacer si mantiene la cabeza fría y la compostura. Ya sea que elija comunicar su frustración por correo electrónico, carta o en persona, se trata de usar el lenguaje correcto y comportarse correctamente.
Pasos
Método 1 de 3: envío de un correo electrónico profesional
Paso 1. Utilice el correo electrónico para expresar su decepción por un problema relacionado con el trabajo
Si está decepcionado con un compañero de trabajo o un gerente, el correo electrónico es una excelente manera de expresar su decepción y, al mismo tiempo, mantener un registro digital en caso de que surjan problemas en el futuro. También puede enviar un correo electrónico si lo rechazan para una posible oportunidad laboral.
- Un correo electrónico también es una buena manera de comunicarle su decepción a su jefe si rechazó una solicitud de algo como unas vacaciones o una idea que usted sugirió.
- Aunque pueda herir sus sentimientos, siempre es una buena idea enviar un correo electrónico de seguimiento después de haber sido rechazado para un trabajo.
Paso 2. Escriba una línea de asunto corta y directa si está redactando un correo electrónico original
Sea conciso e indique claramente de qué se trata el correo electrónico en la línea de asunto. Evite usar una oración larga o un lenguaje grosero para que su correo electrónico parezca más profesional, de modo que el destinatario lo tome más en serio. Elija un asunto que no tenga más de 5 palabras y escríbalo en la línea de asunto del correo electrónico.
Por ejemplo, si le escribe un correo electrónico a un compañero de trabajo sobre una fecha límite incumplida, puede incluir una línea de asunto que parezca "Fecha límite de envío incumplida"
Nota:
Si está respondiendo a un correo electrónico, como un correo electrónico que le notifica que fue rechazado para un posible trabajo, responda al correo electrónico original en lugar de redactar uno nuevo para tener un registro organizado de su correspondencia.
Paso 3. Comience su correo electrónico con un saludo profesional para marcar la pauta
Abra su correo electrónico con un saludo formal para que quede claro desde el principio que su correo electrónico es profesional. Elija un saludo que sea apropiado para su relación con la persona. Por ejemplo, si está por su nombre con un gerente llamado Matthew Smith, podría comenzar su correo electrónico como, "Estimado Matt".
- Si tiene una relación muy abierta y casual con el destinatario, podría decir algo como "Hola Matt".
- Si le está escribiendo un correo electrónico a alguien que nunca ha conocido, comience con "A quién le interese".
- Para los correos electrónicos grupales con varios destinatarios a los que desea dirigirse, simplemente diga "Todos".
Paso 4. Agregue una breve broma para que el correo electrónico sea amigable
Después de saludar al destinatario, haga que la primera línea de su correo electrónico sea un breve aparte o un intercambio agradable que demuestre que es amable pero profesional. Sea breve y no repasen 2 o 3 líneas de charlas triviales antes de llegar al meollo de su correo electrónico.
- Intente comenzar con algo como "Espero que esté bien" o "Espero que este correo electrónico lo encuentre bien".
- Si tu relación es casual con la persona, puedes mencionar un detalle personal como, "Espero que la hayas pasado muy bien en el concierto el fin de semana pasado".
Paso 5. Exprese claramente su decepción en el cuerpo del correo electrónico
Una vez que haya preparado el escenario para su correo electrónico con un saludo y una breve cortesía, diríjase directamente al asunto de expresar su decepción. Dígales claramente cómo se siente, pero mantenga su lenguaje formal y evite usar sarcasmo, amenazas o blasfemias para que parezca lo más profesional posible. Enumere todas sus quejas y mantenga el cuerpo de su correo electrónico en 1 párrafo si es posible para que el correo electrónico se centre en el tema en cuestión.
- Por ejemplo, si lo rechazaron para un trabajo potencial, podría decir algo como: "Lamento saber que decidió ir en una dirección diferente. Esperaba con ansias la oportunidad, así que estoy decepcionado por la decisión de contratar a otra persona ".
- Si le escribe a un compañero de trabajo o empleado para expresar su decepción, podría decirle algo como: "Me he enterado de que ciertas políticas y procedimientos no se han seguido correctamente. Las políticas existen por una razón, por lo que es decepcionante saber que se han ignorado ".
Paso 6. Mantenga su lenguaje y tono respetuoso durante todo el correo electrónico
Utilice un lenguaje formal y respetuoso para transmitir claramente su decepción sin que el destinatario sienta que lo está atacando personalmente. Imagínese cómo se percibiría la escritura si fuera leída por otra persona o si se hiciera público y elabore su escritura para que sea una representación profesional de usted mismo.
- Si le envía un correo electrónico a un empleado o gerente, es posible que su correo electrónico se comparta con otras personas, por lo que es importante que su escritura sea respetuosa y profesional.
- Por ejemplo, en lugar de decir algo como "No entiendo cuál es su problema y por qué se niega a seguir el procedimiento", diga algo como "Como ya hemos comentado anteriormente, los procedimientos están diseñados para mantener a todos al mismo nivel página, por lo que deben ser seguidos por todos ".
Paso 7. Concluya su correo electrónico con una nota positiva y una llamada a la acción
Resuma su correo electrónico incluyendo información procesable, como programar una reunión o invitar al destinatario a que acuda a usted si tiene alguna pregunta. Incluya también algunas notas positivas. Menciona las cosas que te alegran o elogia a la persona por algo que haya hecho bien para que sienta que no solo la estás reprendiendo, sino que tienes en cuenta sus mejores intereses.
- Por ejemplo, podría decirle a su entrevistador: "Pero estoy agradecido por la oportunidad de entrevistarme con su empresa. ¡Por favor avíseme si se abre algo en el futuro!"
- Si le escribe a un empleado o compañero de trabajo, intente algo como: "Sé que ha estado trabajando muy duro en esto, solo quería llamar su atención sobre los problemas que tengo para que pueda estar atento para cualquier problema potencial futuro ".
Paso 8. Lea el correo electrónico en voz alta antes de enviarlo para escuchar cómo suena
Tómese un momento para leer todo su correo electrónico en voz alta para que pueda escuchar el tono de su escritura y corregir cualquier error ortográfico o gramatical. Si encuentra errores tipográficos, errores ortográficos o lenguaje torpe, ¡corríjalo! Si su tono es demasiado suave o demasiado duro, modifique el lenguaje para que sea profesional pero firme. Cuando esté satisfecho con él, envíelo a la persona a la que está destinado.
- También puede pedirle a un amigo o compañero de trabajo que lea su correo electrónico antes de enviarlo para asegurarse de que suene bien.
- Los errores ortográficos o la falta de palabras realmente pueden alterar el impacto de su correo electrónico, así que tómese su tiempo para revisar su redacción.
Método 2 de 3: redacción de una carta de queja formal
Paso 1. Envíe una carta a una empresa o si no ha podido obtener una respuesta
Si está decepcionado con un producto o con el comportamiento de una empresa, escribir una carta formal detallando su queja es la forma más profesional de comunicarse con ellos. Si no ha podido ponerse en contacto con alguien por ningún otro medio, utilice una carta formal como último recurso para expresar su decepción y detallar sus problemas.
También puede utilizar una carta como último intento para demostrar que intentó ponerse en contacto con alguien para discutir su problema con ellos
Paso 2. Exprese su problema claramente en la primera oración
Sea lo que sea lo que le decepciona, déjelo en claro desde el principio poniéndolo en la primera oración de su carta. Sea directo y conciso y exponga su problema o queja de manera clara y profesional para establecer el tono de toda su carta.
- Por ejemplo, si le escribe a una empresa para quejarse de una política que le afectó, podría empezar diciendo: "Le escribo para expresar mi frustración y decepción con la política de devoluciones de su empresa".
- Si está escribiendo una carta a alguien con quien no ha podido comunicarse, intente comenzar con algo como: "Estoy escribiendo esta carta con respecto a su falta de respuesta a mis preguntas sobre mi depósito de seguridad después de no poder comunicarse usted por teléfono o correo electrónico ".
Paso 3. Utilice el cuerpo de su carta para agregar detalles e información relacionada con su problema
Una vez que haya expresado su decepción y problema, use el resto de su carta para agregar detalles e información específicos para expandir su carta y explicar su frustración. Mencione los pasos que ha tomado para resolver su problema, así como los esfuerzos que ha realizado para comunicarse con ellos en busca de ayuda.
Propina:
Si ha intentado comunicarse con ellos o si han hecho promesas para abordar sus inquietudes, mencione las fechas en las que intentó comunicarse con ellos o se comprometieron a solucionar el problema.
Paso 4. Evite el lenguaje enojado, sarcástico o amenazante en su carta
A lo largo de su carta, mantenga su lenguaje y tono formal y profesional. Nunca uses malas palabras o lenguaje amenazante y evita el sarcasmo para que tu escritura parezca lo más profesional posible.
- Si alguna vez tiene que presentar su carta para un caso judicial, querrá lucir lo más profesional posible.
- Maldecir o usar un lenguaje violento lo hará parecer agresivo y poco profesional.
Paso 5. Incluya copias de cualquier documento relevante a su queja
Si tiene fotografías, contratos o cualquier otro documento que respalde o pruebe sus reclamos, haga una copia de ellos y adjúntelos a su carta. Asegúrese de hacer referencia a ellos en su carta para agregar aún más validez a cualquier afirmación que haga.
Por ejemplo, en su carta podría decir algo como: "Adjunté imágenes de cómo se veía el producto terminado, lo cual, como puede ver, está lejos de ser satisfactorio"
Paso 6. Agregue su información de contacto después de su conclusión
Termine su carta con un párrafo que resuma sus principales preocupaciones y las acciones que le gustaría tomar para resolverlas. Si desea que la persona o la empresa se comunique con usted para tratar de solucionar el problema o discutir el asunto más a fondo, asegúrese de incluir su información de contacto en la parte inferior.
- Firme la carta con un cierre formal como “Atentamente”, “Atentamente” o “Respetuosamente” seguido de su nombre.
- Proporcione el número de teléfono o la dirección de correo electrónico que desea que usen para comunicarse con usted.
Paso 7. Envíe la carta por correo certificado para que tenga que estar firmada
Utilice correo certificado o una opción de envío de carta que requiera que el destinatario firme para que tenga prueba de que se recibió. Guarde el recibo en caso de que alguna vez necesite demostrar que les escribió una carta o proporcionárselo para un caso judicial.
Método 3 de 3: Hablar con alguien profesionalmente
Paso 1. Habla directamente con alguien si no quieres que se registre
Si prefiere expresar su decepción sin un rastro de papel o sin preocuparse de que su conversación sea examinada más tarde, una conversación cara a cara es el camino a seguir. Además, una conversación directa con alguien te permite evaluar sus reacciones y agrega un toque más personal.
- A menudo, también puede ser mucho más rápido simplemente hablar con alguien con quien estás decepcionado.
- Hablar con alguien te permite usar tu propio lenguaje corporal y tono de voz para transmitir realmente tu frustración o decepción.
Paso 2. Pídale a la persona que se reúna con usted en privado para discutir el tema
Habla con la persona lejos de otras personas para que puedas expresarte libremente sin avergonzarla potencialmente. Programe una reunión o pídales que se reúnan con usted en algún lugar como una sala de conferencias, una oficina o incluso una cafetería para que sea más profesional.
- Llámelos o envíeles un correo electrónico para preguntarles qué hora y lugar es mejor para ellos.
- Si se encuentra en una situación en la que no puede expresar su decepción en privado, trate de ser lo más profesional posible y mantenga la compostura bajo control.
Propina:
Si necesita hablar con ellos de inmediato, dígales algo como “¿Tiene un momento rápido? Necesito hablar contigo."
Paso 3. Inicie la conversación agradeciéndoles y preguntándoles cómo les está yendo
Antes de comenzar a expresar su decepción, tómese un momento para agradecer a la persona por tomarse el tiempo para reunirse con usted y evaluar su estado de ánimo. Pregúnteles cómo les está yendo y si están dispuestos a hablar con usted sobre el problema. Si parece enojado o agitado, trate de calmarlo o espere para hablar con él más tarde. Si parecen estar bien, continúe y comience a discutir su problema o cuestión.
- Comenzar con el pie derecho ayudará a que la conversación se desarrolle de manera fluida y profesional.
- Por ejemplo, podría comenzar diciendo algo como “Muchas gracias por su tiempo. No tardaré mucho, solo necesito hablar de algo contigo ".
Paso 4. Exprese su queja de manera clara y directa
Dígale a la persona por qué está decepcionado utilizando un lenguaje específico y sin emociones. Sea directo y objetivo y enumere todas las razones por las que no está satisfecho, pero evite reprenderlos con una lista de irregularidades. Use un lenguaje calmo y profesional para transmitir sus sentimientos y evite levantar la voz o usar blasfemias.
- Gritar y maldecir solo te hará parecer agresivo y poco profesional.
- Por ejemplo, dígales cómo se siente sin emocionarse demasiado. Podrías decir algo como: "Cuando haces algo así, realmente me hace sentir que no te importa cómo me afecta y, para ser honesto, es doloroso y decepcionante.
Paso 5. Pregúnteles si tienen alguna pregunta antes de finalizar la reunión
Una vez que haya expresado su decepción y haya explicado su razonamiento, déle a la persona la oportunidad de hablar. Pregúnteles si tienen alguna pregunta para usted o si no tienen claro algo de lo que les dijo para que no haya confusión. Luego, agradézcales nuevamente por reunirse con usted antes de terminar la conversación.
Si es posible, ofrezca soluciones o mejoras para el futuro
Consejos
- Nunca escriba un correo electrónico, escriba una carta o tenga una conversación mientras está enojado. Tome algunas respiraciones para calmarse antes de comenzar y tener la mente despejada.
- Evite tener una conversación con alguien frente a otras personas. Espere hasta que estén disponibles para hablar y reunirse con ellos en privado.
