Un planificador diario le facilitará recordar citas importantes, tareas, actividades divertidas y fechas límite. Sin embargo, puede ser muy difícil comenzar a usar, actualizar y llevar consigo un planificador diario. Afortunadamente, existen algunos trucos que facilitarán la integración de su planificador diario en su vida diaria de una manera fluida y eficiente.
Pasos
Parte 1 de 2: Tener los materiales adecuados
Paso 1. Considere para qué usaría una agenda
Hay muchos tipos diferentes de planificadores diarios, que se adaptan a diferentes tareas y personalidades. Algunos planificadores diarios son cuadernos rayados muy simples; Los planificadores de otros días tienen diferentes secciones para diferentes tipos de tareas. Tómate unos minutos para pensar por qué quieres usar un planificador diario y para qué lo usarías. Es muy importante considerar estas preguntas porque es más probable que utilice su planificador diario si se convierte en su única herramienta de planificación: mantener más de un planificador diario a la vez será confuso y frustrará el propósito. Pregúntese:
- ¿Necesitaré una sección para números de teléfono?
- ¿Lo usaré principalmente para recordar citas?
- ¿Quiero una agenda que dure más de un año?
- ¿Quiero que mi agenda sustituya a otra herramienta de organización (como mis listas de tareas pendientes)?
- ¿Quiero un cuaderno simple y sencillo o uno con muchas características y secciones diferentes?
- ¿Prefiero tener una agenda que sea lo suficientemente pequeña como para caber en un bolsillo o una que sea lo suficientemente grande para manejar notas de mis reuniones?
- ¿Quiero un planificador diario que ofrezca más espacio para los días de semana o necesitaré mi planificador diario principalmente para actividades de fin de semana?
Paso 2. Compre un planificador que se adapte a sus necesidades
Los planificadores diarios se pueden comprar en una variedad de tiendas, como tiendas de suministros de oficina, papelerías, tiendas de calendarios y en línea. Pueden costar desde unos pocos dólares hasta más de 50 dólares. Si bien la estética de su planificador diario es importante, preste atención ante todo al diseño y las secciones del planificador diario. Asegúrese de que el planificador diario que compre esté organizado de una manera que le resulte agradable y que tenga sentido dado su estilo de vida y responsabilidades.
Paso 3. Considere la estética de su agenda
Aunque la función es lo más importante, es más probable que se acostumbre a utilizar un planificador diario que le resulte atractivo y agradable a la vista. Algunos planificadores diarios son muy simples, con solo una cubierta de cuero negro liso. Otros son brillantes y caprichosos, con muchos diseños y patrones elaborados. Cualquier estética está bien siempre que esté de acuerdo con el decoro profesional en su lugar de trabajo.
Preste atención a la estética tanto del interior como del exterior del planificador. Algunas personas prefieren las páginas sin líneas a las páginas con líneas, por ejemplo. A algunas personas les gusta la simetría; a otros les pueden gustar diseños más dinámicos. También puede preferir ciertos tipos de letra a otros. Asegúrese de que su planificador diario le resulte agradable a la vista, por dentro y por fuera, para incentivar aún más su uso diario
Paso 4. Tenga a mano un suministro de bolígrafos y lápices
Tu agenda no te servirá de mucho si no puedes escribir nada en ella. Asegúrese de tener muchos lápices afilados y bolígrafos de trabajo en los lugares donde es más probable que use su agenda. Éstos incluyen:
- Tu maletín o bolsa de trabajo
- Tu monedero
- Tu mesa de trabajo
- Tu escritorio en casa
- Cerca de sus teléfonos fijos
- Si usted es alguien que constantemente pierde bolígrafos y lápices, considere guardar un lápiz de emergencia dentro de su agenda. Algunos planificadores diarios incluso tienen un poco de espacio de almacenamiento que podría usar para un lápiz de repuesto.
Parte 2 de 2: Cómo usar su planificador diario de manera efectiva
Paso 1. Decídase a utilizar un planificador diario todos los días
Las personas que hacen un compromiso sólido tienen más probabilidades de poder cumplir esos compromisos. Los hábitos son muy difíciles de cambiar, pero decirte a ti mismo que estás resuelto a hacer una pequeña cosa de manera diferente te ayudará a desarrollar un nuevo hábito.
Recuerde que es más probable que se formen buenos hábitos cuando se concentra en uno a la vez, así que no se sobrecargue con nuevos hábitos de administración del tiempo. Por ahora, concéntrese únicamente en mantener su agenda
Paso 2. Habla con un amigo sobre tu deseo de usar una agenda
Es más probable que las personas se adhieran a nuevos hábitos cuando sus comunidades son conscientes de su resolución y pueden apoyarlas. Habla con un amigo o compañero de trabajo sobre tu nueva resolución. Quizás su amigo también quiera comenzar con este nuevo y útil hábito. Pueden recordarse mutuamente que deben actualizarlo cuando sea necesario.
Paso 3. Guarde su agenda en el mismo lugar en el trabajo y en casa todos los días
Utilice su planificador diario como su único calendario: si utiliza dos planificadores diarios simultáneamente, perderá rápidamente la noción de sus responsabilidades. Sin embargo, esto puede ser complicado porque necesitará ingresar elementos en su agenda en el trabajo y en casa. Para asegurarse de tener siempre su agenda con usted, designe un lugar de almacenamiento para el trabajo y un lugar de almacenamiento para el hogar. Nunca coloques tu agenda en ningún otro lugar: la consistencia es clave para desarrollar este hábito.
- Los grandes lugares para guardar su agenda en casa incluyen una mesa al lado de su teléfono fijo, su bolsa de trabajo o maletín, o al lado de su teléfono celular y las llaves del auto.
- Los grandes lugares para guardar su agenda en el trabajo incluyen la parte superior de su escritorio, el cajón central de su escritorio, al lado de su teléfono de trabajo o en su maletín.
Paso 4. Escriba notas recordatorias para adquirir el hábito de llevar su agenda al trabajo y viceversa
Cuando se acostumbre por primera vez a utilizar su agenda, es probable que se olvide de llevarla al trabajo o al hogar. Para evitar que esto suceda, escriba notas recordatorias en lugares destacados en el trabajo y en casa. Los estudios muestran que un recordatorio post-it es una de las formas más efectivas de fomentar un comportamiento en particular. Utilice este método en usted mismo dejando post-its que pregunten "¿Se acordó de su agenda?" en lugares que seguro verás. Éstos incluyen:
- Tu computadora portatil
- Encima de tu escritorio
- Junto a tu teléfono
- En tu puerta
- En la mesa de tu cocina
- En el espejo del baño
- Puede eliminar estas notas después de haber desarrollado el hábito de llevar su agenda al trabajo y de regreso a casa.
Paso 5. Transfiera información a su agenda
Cuando compre un planificador por primera vez, deberá ingresar una gran cantidad de información. Es probable que tenga citas programadas previamente, tareas de trabajo en curso y bits aleatorios de información flotando. Tómese una o dos horas para consolidar toda esta información dispersa en su agenda. Esto le permitirá practicar el ingreso de información de la manera correcta. También le permitirá planificar su tiempo de manera más efectiva para avanzar. Las cosas para ingresar en su planificador incluyen:
- Información de contacto importante para su familia, amigos, colegas y clientes
- Reuniones de trabajo
- Tu horario de clases
- Plazos para proyectos laborales o escolares
- Cambios de turno (si trabaja en un trabajo sin un horario constante)
- Citas médicas y dentales
- Los cumpleaños de tus seres queridos.
- Eventos especiales de trabajo
- Eventos personales especiales
- Fechas clave para sus pasatiempos o actividades extracurriculares (por ejemplo, las fechas de su ensayo teatral o su clase de zumba)
Paso 6. Consulte su agenda todas las mañanas
Antes de ir a trabajar cada mañana, examine su agenda para las próximas citas, reuniones y responsabilidades. Tómese un minuto para considerar si hay alguna tarea que necesite agregar a su horario o alguna tarea que pueda tachar o reprogramar. Use este tiempo para planificar su día de modo que pueda administrar su tiempo sabiamente una vez que llegue al trabajo.
Paso 7. Consulte su agenda todas las tardes
Antes de salir del trabajo por el día, consulte nuevamente su agenda. Asegúrese de haber logrado todo lo que se propuso hacer durante el día. Considere si debe ingresar algún elemento nuevo en su agenda para la próxima semana. Siempre actualice su planificador diario antes de salir del trabajo para asegurarse de estar al tanto de sus responsabilidades laborales.
Paso 8. Utilice el refuerzo positivo para mantenerse motivado
Piense en su agenda como un elemento positivo en su vida, no como una carga o un aburrimiento. Utilice su planificador como un medio para recompensarse por realizar las tareas. Pronto tendrá como objetivo terminar las tareas simplemente por el placer de tachar un elemento de su lista de tareas pendientes. Para mantenerse positivamente reforzado, debe:
- Tacha todos los logros y citas a medida que los termines. Cuando se sienta deprimido, eche un vistazo a todo lo que ha tachado y siéntase orgulloso de todo lo que ha hecho.
- Date una recompensa por realizar una determinada cantidad de tareas. Permítete un pequeño capricho por cada 5 elementos que taches en tu agenda. Por ejemplo, date un capricho con un café o una pequeña caminata una vez que hayas alcanzado la meta deseada. Esto lo motivará a usar correctamente su agenda y a realizar sus tareas.
- Haz algo agradable cuando consultes tu agenda. Trate de no pensar en su tiempo consultando su agenda como una tarea. En cambio, considérelo como una herramienta clave de productividad. Para asociar su agenda con sentimientos positivos en lugar de negativos, haga algo agradable cada mañana y cada tarde cuando mire su agenda. Beba una taza de delicioso café, tómese un chocolate o escuche su canción favorita. Su cerebro pronto asociará su planificador con sentimientos positivos.
- Dese un capricho especial por cada semana que utilice correctamente su agenda. Si bien aún se encuentra en las primeras etapas para mantener su planificador diario, es posible que deba darse un poco de motivación adicional para llevar su planificador diario y actualizarlo todos los días. Por cada semana en la que recuerde llevar y actualizar su agenda, haga algo extra agradable para usted: compre un helado, vaya al cine o tome una copa con amigos. En unas pocas semanas, tendrá el hábito de recordar su agenda en todo momento.
- Escriba cosas positivas en su agenda, así como sus responsabilidades más serias. Si usa su agenda para recordarle sus actividades favoritas (almorzar con un amigo), así como sus actividades no tan favoritas (ver al dentista), será más probable que se ciña a su nuevo hábito.
Paso 9. Continúe actualizando su planificador diario según sea necesario
Durante sus registros matutinos y vespertinos, debe ingresar todas sus nuevas listas de tareas pendientes, citas, reuniones y fechas límite. También puede actualizar su planificador diario a medida que surgen nuevas tareas. Mantener su agenda actualizada le ayudará a administrar su tiempo de manera más eficaz y evitará que se sienta demasiado abrumado. Al escribir una tarea, ya no tiene que mantenerla en su cabeza, lo que ayuda a prevenir esos terribles sentimientos de regaños y dudas.
Si se sobrecarga, cambie algunos elementos a una categoría separada de "trabajos pendientes" en la que pueda trabajar a un ritmo fácil. No se desmotiva con la mirada fija en tareas que nunca se pueden realizar en un día laboral normal
Paso 10. Sea paciente
A veces, los nuevos hábitos pueden tardar dos o más meses en volverse completamente automáticos. Hasta que el hábito esté arraigado, es posible que experimente momentos de olvido cuando deje su agenda en casa o se olvide de programar una cita. Sea paciente y perdonador consigo mismo. Recuerde que los hábitos tardan en formarse y que un desliz ocasional no afectará su capacidad para formar un nuevo hábito.
Podría ser útil tener un plan de respaldo para esos momentos en los que ha olvidado su agenda en casa. Por ejemplo, puede ingresar nuevas citas de trabajo en notas adhesivas y llevarlas a casa para ingresar. Para eventos y fechas límite extremadamente importantes, también puede usar un administrador de tareas en línea para enviarle recordatorios oportunos: de esa manera, no olvidará una fecha clave incluso si olvida su agenda
Consejos
- No piense en su agenda como una tarea, sino como una ventaja. Te sentirás más en control de tu vida con un planificador diario, y solo unos minutos de tiempo te ahorrarán horas a largo plazo.
- La clave para desarrollar un nuevo hábito es la coherencia, junto con el refuerzo positivo. Cíñete a una rutina, concéntrate en todas las cosas positivas que el planificador diario trae a tu vida y date recompensas cuando sea necesario para mantener tu motivación.
- Asegúrese de que el planificador diario de su compra sea uno que se adapte a sus gustos y a su horario. El planificador diario que compres debe tener todas las secciones necesarias para mantener tu vida organizada.
