Hay pocas habilidades más importantes que la organización. Una vez que haya aprendido a organizarse, podrá llevar consigo esas habilidades en la escuela, el hogar o la vida laboral. Manténgase productivo y evite el estrés desarrollando buenas habilidades organizativas.
Pasos
Método 1 de 4: Adquirir habilidades organizativas en la escuela
Paso 1. Consiga una mochila espaciosa
Una buena mochila con múltiples compartimentos puede ayudar a su desarrollo organizacional. Mantenga los libros en un bolsillo, las tareas y carpetas de la clase en otro y los materiales escolares como lápices y calculadoras en otro.
Paso 2. Toma notas en clase
Puede utilizar varios cuadernos (uno para cada clase) o solo un cuaderno grande separado en secciones con separadores para cada clase. Escuche atentamente a sus profesores o profesores y escriba el material relevante en los cuadernos correspondientes.
Paso 3. Organice eventos y asignaciones de tareas escolares
Ponga todas sus tareas, pruebas y proyectos asignados en una lista. Ordénelos por fecha de vencimiento. Por ejemplo, si su tarea de matemáticas vence mañana, su prueba de historia es en cuatro días y su tarea de física vence en dos días, complete su tarea de matemáticas, luego su tarea de física, luego estudie para su prueba de historia.
- Si tiene dos asignaciones para el mismo día, haga primero la más fácil. De esta manera, podrá sacarlo del camino y tener un logro en su haber para mantener su impulso y motivación altos.
- Cuando obtenga nuevas asignaciones, proyectos y exámenes, anótelos en un cuaderno diario. Al final del día, consulte el cuaderno y revise su lista más grande de tareas y pruebas existentes incorporando las nuevas tareas.
- Consiga un planificador. Un planificador es un cuaderno especial diseñado específicamente para ayudarlo a programar su tiempo y mantener organizadas las fechas de entrega para exámenes, tareas y proyectos.
Paso 4. Utilice carpetas para administrar sus asignaciones
Puede tener una carpeta para cada clase. Use carpetas de diferentes colores e intente hacer coincidirlas con las portadas del libro de texto correspondiente para esa clase.
Dentro de cada carpeta, es útil tener (al menos) dos bolsillos. Puede usar un bolsillo para las tareas completadas que desea entregar y un bolsillo para las tareas que no ha completado y necesita terminar. Si tiene un tercer bolsillo en su carpeta, coloque allí las tareas devueltas y calificadas
Paso 5. Coloque notas adhesivas en documentos importantes
Si tiene notas adhesivas de colores, ni siquiera necesita escribir en ellas. Por ejemplo, puede colocar una nota adhesiva rosa en un libro de texto con la mitad sobresaliendo del borde superior de una página que desee estudiar más adelante. Puede aplicar una nota adhesiva verde a las tareas que vencen la próxima semana. Utilice un sistema que tenga sentido para usted para indicar fechas de vencimiento o niveles de importancia.
Si está utilizando notas adhesivas sin colores, escriba la información relevante en la nota adhesiva. Por ejemplo, puede escribir “Fecha límite el martes 2 de noviembre” para recordar cuándo vence algo
Paso 6. Use lápices de colores o resaltadores en pasajes importantes
Cuando intente identificar la idea principal de un texto, o información importante dentro de un párrafo dado, calque debajo de él con un lápiz de color o repáselo con un resaltador. De esta manera, su ojo será atraído automáticamente hacia él cuando hojee el texto más tarde.
No escriba en libros de texto que no le pertenezcan
Método 2 de 4: Fomento de las habilidades organizativas en el trabajo
Paso 1. Identifique lo que quiere lograr a través de la organización
¿Quieres trabajar más rápido? ¿Quiere dedicar menos tiempo a buscar documentos o archivos? Las habilidades organizativas pueden mejorar muchos aspectos de su flujo de trabajo. Para ayudarlo a mantenerse enfocado en los mejores pasos para remediar sus hábitos de trabajo desorganizados, piense en cómo sería el resultado final de una oficina o espacio de trabajo más organizado.
Paso 2. Empiece a desarrollar habilidades organizativas con pequeños pasos prácticos
La tarea de desarrollar habilidades organizativas puede llevar tiempo. Divídalo en trozos más pequeños y manejables para aliviar la carga. Intente integrar al menos una nueva técnica organizativa en su flujo de trabajo cada día.
- Por ejemplo, puede comenzar organizando el cajón de su escritorio. Al día siguiente, tal vez empiece por organizar sus archivos y carpetas de almacenamiento. El tercer día, puede intentar reordenar su cola de proyectos para que los proyectos de trabajo que vencen lo antes posible estén en la cima.
- Piense en su espacio de trabajo y encuentre pequeñas formas de organizarse más cada día.
Paso 3. Primero trabaje en las tareas más urgentes
Asigne a cada tarea o proyecto una carpeta separada y ordénelas por fecha de vencimiento o importancia. Después de terminar un proyecto, vacíe la carpeta y guarde los documentos que no necesitará de nuevo.
Si no está seguro de qué tareas son más urgentes o necesita más tiempo para trabajar en algo, pregúntele a su jefe qué tareas son absolutamente cruciales y cuáles pueden aplazarse
Paso 4. Elimine el desorden
Probablemente tenga muchas cosas en su cubículo o espacio de trabajo que no tienen nada que ver con su trabajo. Recíclelo, tírelo o llévelo a casa. Por ejemplo, su menú de comida para llevar del restaurante chino local debe reciclarse. Incluso se deben eliminar algunos documentos o elementos relacionados con el trabajo. No necesita dos pares de tijeras o dos engrapadoras, por ejemplo. Encuentre un lugar apropiado para las cosas adicionales en su espacio de trabajo.
Paso 5. Utilice la regla de un toque
La regla de un solo toque exige que descarte, archive o actúe sobre un memo o documento determinado (por ejemplo, respondiéndolo) de inmediato. Al tratar los documentos entrantes de inmediato, evita la acumulación de documentos no leídos.
Paso 6. Coloque los documentos antiguos que necesitará consultar nuevamente en carpetas
Etiquete cada carpeta claramente de acuerdo con su contenido. Por ejemplo, puede etiquetar una carpeta como "Presupuesto - 2012" y colocar todo lo relacionado con el presupuesto de 2012 en esa carpeta.
No guarde ni almacene documentos que no volverá a necesitar
Paso 7. Encuentre un espacio de almacenamiento apropiado para los documentos necesarios
Una vez que haya archivado sus documentos antiguos, busque la manera de almacenarlos. Puede guardarlos en pequeñas cajas de plástico o en archivadores verticales. Cualquiera que sea el método que elija, asegúrese de que estén ordenados de una manera que tenga sentido para usted.
Su empresa o empleador puede tener un protocolo para almacenar los documentos necesarios. Pregunte si no está seguro
Paso 8. Haga listas de verificación
Cada día, redacte una lista de todo lo que necesita hacer ese día. Clasifique los elementos de mayor a menor importancia. Las cosas más importantes son las que debe hacer o las que tienen una fecha límite o un límite de tiempo. Las cosas menos importantes son las que pueden esperar hasta otro día si es necesario.
- Por ejemplo, si tiene que recoger al perro del veterinario, comprar alimentos y leer un libro, luego decida cuál es la más importante (recoger al perro) y luego decida cuál de las dos tareas restantes prefiere hacer..
- Los planificadores son buenas herramientas para administrar su tiempo. Un buen planificador tendrá tanto un calendario como una vista diaria, lo que le permitirá agregar más detalles a las cosas que necesita hacer.
Método 3 de 4: Aprendizaje de habilidades organizativas en casa
Paso 1. Limpiar con regularidad
Puede dividir las tareas del hogar de forma permanente o elegir rotar las tareas de limpieza. Mantener la casa limpia con o sin una familia completa requiere mucha energía y puede ayudar a desarrollar habilidades de planificación y organización.
- Si su familia elige asignar tareas de limpieza de forma permanente, usted podría lavar los platos todas las noches, alguien más podría lavar la ropa y otra persona podría pasar la aspiradora.
- Si elige asignar tareas de limpieza de forma rotativa, puede usar un calendario para realizar un seguimiento de quién es responsable de qué y cuándo. Puede escribir "Bobby, platos / Sandra, lavandería / Mike, pasar la aspiradora" el domingo de una semana. El próximo domingo, podrías escribir "Sandra, platos / Mike, lavandería / Bobby, pasar la aspiradora".
Paso 2. Guarde las cosas cuando haya terminado con ellas
Todo debe tener un lugar adecuado asignado. Una vez que hayas usado algo, colócalo en su lugar. Por ejemplo, ponga la sal y la pimienta en la mesa a la que pertenecen, y ponga los platos sucios en el fregadero cuando termine de comer. Anime al resto de su familia a hacer lo mismo.
Paso 3. Elija un estudio o espacio de trabajo designado
Estudie o trabaje en un espacio tranquilo, limpio y bien iluminado. Puede ser útil tener un escritorio o una mesa para trabajar. Llene los cajones con recipientes pequeños que contengan materiales útiles como lápices, borradores y clips.
Trate de mantener su espacio de estudio libre de distracciones como la televisión y los videojuegos. Esto podría facilitar la organización y la concentración en su trabajo
Paso 4. Seleccione un tiempo específico para estudiar
Reserve tiempo para estudiar para los exámenes y hacer su tarea. Idealmente, debería estudiar a la misma hora todos los días. Piense en su horario y elija un momento en el que se sienta fresco y motivado para trabajar. El mejor momento para estudiar no suele ser inmediatamente después de la escuela. Trate de esperar hasta poco después de la cena para tener algo de tiempo para relajarse, ducharse o hablar con sus amigos.
Por ejemplo, si llegas a casa a las 3:00 todos los días y te gusta tomar un refrigerio y charlar con tus padres, reserva un tiempo de 6:00 a 8:00 más o menos para trabajar. Amplíe el período de estudio si es necesario
Paso 5. Establezca una hora regular para acostarse
Dormir lo suficiente siempre es un desafío. Tener una hora regular para acostarse y despertarse lo hace más fácil. Configure un reloj despertador para que se despierte a la misma hora cada mañana. Si es necesario, configure un despertador para indicar también cuándo irse a la cama.
- Con una hora de acostarse regular, puede ser más fácil despertarse completamente descansado y evitar tener que luchar por el desayuno, los libros, las tareas, la mochila o la maleta.
- Los adultos necesitan dormir al menos siete horas cada noche. Trate de dormir al menos esa misma cantidad de horas. Por ejemplo, si quieres levantarte a las 8:00 cada mañana, acuéstate a la medianoche para tener tiempo de conciliar el sueño.
Método 4 de 4: Desarrollo de habilidades organizativas con tecnología
Paso 1. Aproveche la tecnología
Los teléfonos, las computadoras y las tabletas tienen muchas herramientas organizativas útiles. Por ejemplo, puede usar el calendario de su teléfono para crear recordatorios automáticos de que una determinada tarea vence pronto o de que se acerca una reunión. Si bien estas herramientas pueden tener una ligera curva de aprendizaje, su uso le ayudará a desarrollar sus habilidades organizativas.
- También puede descargar aplicaciones de organización útiles que le ayudarán a desarrollar habilidades organizativas. Things es una aplicación que te ayuda a crear listas de verificación y dividir tareas complejas en pasos simples. RescueTime es otra aplicación útil para ayudarlo a realizar un seguimiento de su tiempo cuando está en línea al monitorear e informarle lo que más está mirando.
- Además del calendario, puede organizar nombres, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y direcciones particulares o comerciales con su teléfono.
Paso 2. Organice sus archivos electrónicos
Crea una carpeta con el nombre de cada tarea o clase en la que tengas que agregar trabajo. Por ejemplo, puede crear tres carpetas con las etiquetas "Historia", "Inglés" y "Sociología". Dentro de cada carpeta, puede agregar nuevas carpetas con fechas para cada semana de tareas que tenga.
- Por ejemplo, puede crear una carpeta titulada "6/6 - 6/10/2016" para administrar todas sus asignaciones escritas entre las fechas nombradas en la carpeta.
- Alternativamente, puede mantener todos sus archivos de un proyecto o tema determinado en una carpeta y utilizar las opciones organizativas integradas del sistema operativo para ordenar los archivos por fecha de creación.
Paso 3. Utilice la regla de un toque para el correo electrónico
Cuando reciba un correo electrónico, responda inmediatamente si es necesario o archívelo si cree que lo necesitará en el futuro. Elimina los mensajes antiguos que no volverás a necesitar. Revise su correo electrónico al menos una vez al día para asegurarse de que no se acumulen. Cuantos más correos electrónicos tenga, es menos probable que desee (o pueda) sentarse y revisarlos todos.
Paso 4. Utilice un reloj digital
Un reloj te ayuda a administrar tu tiempo. Sin un reloj, estará constantemente buscando un reloj o se olvidará por completo de la hora.